Het is niet ongewoon voor potentiële klanten en vrienden die gaan trouwen om mij te vragen wanneer ze moeten beginnen met het plannen van hun huwelijk. In het bijzonder de bruiloften in het buitenland of lokale bruiloften waarbij meer de helft van de gasten van ver moeten komen. Bij een bruiloft in het buitenland is het verstandig om ruim van te voren te beginnen met de weddingplanning. Mijn beste advies: Plan het zo spoedig mogelijk! Maar, wat ik bedoel met ASAP – of meer specifiek, want dat is natuurlijk wat je nu echt wilt weten  – is op elk moment binnen twee jaar voor de trouwdatum een goed moment is om je plannen te maken. Het is echt niet nodig om verder dan twee jaar vooruit te beginnen. Niemand is volledig volgeboekt drie-plus jaren vooruit. Laten we bovendien eerlijk zijn – wie wacht zo lang om te trouwen? Niet veel aanstaande bruidsparen.

Reden om op tijd te beginnen met de weddingplanning:

• Mogelijkheid voor een locatiebezoek vooraf voor definitieve keuze
• Real life ontmoeten van alle leveranciers; proefmake up, taart proeven, catering proeverij…
• Ruime hoeveelheid aan leveranciers (prijs/kwaliteit)
• Niet onder tijdsdruk (verkeerde) beslissingen moeten nemen
• Meer keuze mogelijkheid van trouwlocaties (ja, die droomlocatie is nog steeds beschikbaar!)
• Net als bij een vakantiebestemming ook ruime tijd vooraf boeken
• Volledige beschikbaarheid van locatie. Exclusiviteit!
• Regelen officiële documenten voor het wettelijk huwelijk – dit kan soms een langdurig proces zijn
• Ook de gasten hebben tijd om rekening te houden met deze onverwachte trip (en uitgaven)
• Extra lang genieten en vooral belangrijk in alle rust van alle voorbereidingen

Dus wanneer moet je ECHT beginnen met het plannen van je destination wedding?  Twee jaar vooruit is het verste wat ik zou aanraden aan elke bruidspaar om te beginnen met huwelijksplanning. Maar vanaf anderhalf jaar vooraf, is het helemaal goed. Qua minimale tijd adviseer ik zeker 8 maanden voor de trouwdatum aan te houden. Maar let op, dit is écht krap. Zowel voor de trouwlocatie, leveranciers, gasten en ja… misschien ook wel voor jezelf. Uiteraard is alles mogelijk, maar daar komen ook andere kosten bij kijken. Of je nu een weddingplanner inhuurt (aanrader!!) of niet. Ook als je een weddingplanner inschakelt is het verstandig om tijdig te beginnen. Een weddingplanner heeft een groot netwerk van leveranciers en kent veel mooie trouwlocaties, maar kan niet voorkomen dat deze voor je neus door andere bruidsparen weggekaapt worden. Want ja, juist die leukste locaties en leveranciers worden ruim van te voren geboekt. Denk ook aan die te gekke fotograaf die je vanuit Nederland wil meenemen. Voor een buitenlandse bruiloft moet zij/hij een heel weekend vrijhouden, dus wees op tijd.

Dus bijvoorbeeld; ben je net ten huwelijk gevraagd, dan is het verstandig om de bruiloft in het buitenland een zomer over te slaan en te trouwen in 2018. Op die manier heb je rustig de tijd om je te oriënteren op de mooiste omgeving en meest prachtige trouwlocatie dat aan al jullie voorwaarden voldoet. Grote kans namelijk dat voor deze zomer veel accommodaties al geboekt zijn. Zeker als je een accommodatie exclusief wilt huren. Zo kun je het hoogseizoen omzeilen (goedkoper!) en weet je zeker dat je droomlocatie beschikbaar is.

Versturen van de save the dates en trouwuitnodigingen

Voor een echte buitenlandse bruiloft kun je de uitnodigingen een jaar vooruit versturen naar jullie gasten. Bij het verzenden kun je meteen alle reisinformatie versturen en accommodaties in de omgeving aanraden (als jullie deze niet verzorgen). Hierbij kun je ook een trouwwebsite maken met alle informatie die zij nodig hebben. Eerst stuur je een save the date (als je dat wilt doen), en daarna volgt het reisinformatie pakket. Je kunt uiteraard ook aangeven dat de formele uitnodiging nog volgt. De algemene RSVP reactietijd van acht weken geldt nog steeds voor een destination wedding. Als je meer dan een jaar te voren al de datum bekend maakt, moet men over het algemeen wel kunnen zeggen of ze wel of niet kunnen komen. Uitzondering is natuurlijk zwangerschap of  mensen die bijvoorbeeld werkverplichtingen hebben zoals uitzendingen. Je bent dan ook verzekerd dat niemand in je vriendengroep je net voor is met je trouwdatum, terwijl je al super ver bent in de voorbereidingen. Praktisch niet handig als deze kort op elkaar zitten of misschien zelfs wel dezelfde datum. Dat heb ik namelijk al meegemaakt met bruidsparen.